¿ Cómo debemos contabilizar nuestros gastos y dietas para que Hacienda lo considere deducible?
Debido a la gran cantidad de consultas que nuestra Asesoría especializada en materia fiscal ha recibido sobre cómo debe procederse en inspecciones de hacienda, cómo declarar los gastos para que hacienda los acepte, etc. nuestra consulta realiza este artículo resumen en el que explicamos brevemente cuál está siendo la deriva de la Administración con respecto a la deducción de gastos, dietas, desplazamientos, etc. y cuáles son los “nuevos” criterios a la hora de realizar inspecciones.
NUEVOS CRITERIOS DE INSPECCIÓN IVA E IRPF
Los últimos 2 años están suponiendo una auténtica revolución en lo que respecta a criterios de inspección e interpretación de leyes y normativas por parte de la Inspección de Hacienda. Estamos viendo cómo un colectivo vulnerable como son los autónomos o pequeñas y medianas empresas están siendo asediados con infinidad de requerimientos y exigencias documentales que acrediten su buen hacer con la administración pública. No sólo eso, si no que estamos viendo cómo se reciben requerimientos los fines de semana, en navidad, semana santa o vacaciones buscando claramente que el receptor pase por alto estas notificaciones.
Debemos recordar que no contestar las notificaciones de hacienda conlleva graves consecuencias:
- IRPF
No contestar un requerimiento de IRPF puede llevar a la administración a eliminar TODAS las facturas de gasto que hemos tenido durante el ejercicio con el consecuente resultado de tener que pagar más impuestos por un dinero que evidentemente no hemos ganado.
- IVA
No contestar a un requerimiento de IVA conlleva que la administración por defecto retire de nuestras presentaciones trimestrales todo el IVA soportado declarado por lo que finalmente nos hace pagar únicamente por el IVA de nuestras ventas.
Por tanto, no sólo es importante disponer de una buena contabilidad, deducirse correctamente facturas y gastos que estén relacionados con la actividad, etc. si no que también, a parte de disponer de los libros registro de facturas se deberá disponer de todas las facturas y tickets en formato digital ya que en TODAS las inspecciones que están teniendo autónomos y empresas la administración solicita de forma sistemática copia de los documentos que acrediten los gastos incluidos en los libros contables.
En definitiva, tal y como hemos dicho, en una inspección de hacienda será imprescindible:
- Llevar libros contables
- Disponer de facturas en formato digital (escaneadas)
- Contestar en plazo los requerimientos y justificar cuanta información está incluida en nuestra contabilidad.
Es importante recordar que TODOS los autónomos y empresas están obligados a guardar sus documentos y a llevar una contabilidad con independencia del tipo de actividad o sistema de tributación elegida. No hacerlo supondrá, tal y como avanzábamos, un sobre coste impositivo tanto en IVA como IRPF. Por eso mismo las funciones de un buen Asesor Fiscal y un buen equipo contable son fundamentales para cualquier empresa.
¿Qué está ocurriendo en las últimas inspecciones de Hacienda?
Lo que estamos viendo en las últimas inspecciones de hacienda es que la Administración sabe perfectamente que muchos autónomos y empresas no disponen de la información escaneada de sus facturas por lo que al solicitar la copia 3 o 4 años después habrá documentos que o bien se habrán perdido, o tendrán difícil justificación o no se encontrarán lo que dará pie de forma casi automática a que todos esos documentos sean retirados de nuestros libros contables con el efecto que ello pueda producir tanto en IVA como IRPF o Sociedades.
Ahora mismo, no tener toda la documentación escaneada es realmente un problema para las empresas.
Pero por si fuera poco, nos estamos encontrando un segundo problema de igual trascendencia en las inspecciones: ¿Qué se considera un gasto deducible?
Como asesores fiscales y especialistas en autónomos y pymes hemos visto el último año cosas e interpretaciones que son más que cuestionables por parte de la administración y pondremos varios ejemplos:
- Tenemos un cliente al que la administración no le acepta los gastos ocasionados en un viaje de trabajo porque el trabajo se anuló debido a la climatología y no fue facturado. De nada han servido en primera instancia los justificantes conforme el trabajo fue realizado 1 mes después y por tanto facturado.
- Tenemos a varios representantes de multinacionales, dados de alta como autónomos, a los que no se les aceptan los gatos de desplazamiento por el territorio nacional por no quedar acreditado que son gastos necesarios para su trabajo. Todo ello a pesar de ser el único representante de dicha multinacional en España y por tanto tener que desplazarse para ofrecer y mantener los servicios de éstas empresas en territorio español.
Estos ejemplos sólo muestran los criterios que está aplicando la administración en sus revisiones. En base a todos estos “nuevos criterios” nuestra recomendación con respecto a los gastos es la siguiente:
Todos los gastos, tickets, etc. de actividad y principalmente los que correspondan a comidas, desplazamientos, hoteles o incluso determinadas compras deben tener su correlación y trazabilidad con las facturas de ventas.
¿Cómo puedo deducirme los gastos y dietas en mis declaraciones?
Tal y como avanzábamos, la administración busca que esté claramente identificado el gasto realizado con la factura emitida a nuestro cliente. Por tanto, los criterios serán los siguientes:
- Relación Directa con la Actividad
Los gastos deben haberse producido en el contexto de tu trabajo y deben ser necesarios para completar la actividad económica.
Parece evidente, pero ya hemos visto en el ejemplo indicado que para hacienda no está tan claro. Por tanto, coge mucha importancia que en las facturas de nuestros clientes cada vez se incluyan más conceptos y desgloses que justifiquen determinadas actuaciones como desplazamientos, pernoctaciones, etc.
- Justificación del gasto
Se debe acreditar el gasto mediante factura o ticket que contenga información suficiente. Además, para garantizar su deducibilidad el pago debe haber sido de forma telemática.
Esto también parece evidente, pero no olvidemos que las facturas y tickets con el tiempo “se pierden”. Por eso mismo, es imprescindible que tú o tu asesoría disponga de toda la documentación digitalizada para ser proporcionada a Hacienda en cualquier momento.
- No exceder el límite establecido
Hacienda establece unos límites a la deducción de gastos diarios en concepto de dietas. La realidad es que estos límites no suelen revisarse, al menos hasta la fecha, dado que el criterio elegido por la administración es directamente eliminarlos de nuestra contabilidad como si no existiesen y hacernos pagar y tributar por la diferencia.
Aun así, como guía, dejamos los límites de gasto establecidos para dietas:
- Límite Nacional: se establece un límite de 26,67€ al día para gastos de comidas y un máximo de 53,67€ al día si es posible acreditar la pernoctación.
- Límite fuera del territorio Nacional: se establece un límite de 48,08€ al día para comidas y uno de 91,35€ si acreditamos pernoctación.
¿Cómo podemos deducirnos los gastos?
Actualmente la única fórmula de garantizarnos que Hacienda no elimine de nuestros libros contables las facturas y gastos correspondientes a dietas, desplazamientos, comidas u hoteles es que estos gastos puedan estar de una u otra forma incluidos en las facturas que se emiten a nuestros clientes y/o que nuestras actividades comerciales puedan estar claramente identificadas.
Nuestra recomendación:
- Añadir las dietas en nuestras facturas bien como concepto separado o bien como suplidos.
Ejemplo incluyendo los gastos en el servicio ofrecido:
- Honorarios del servicio: XXXX
- Se incluye traslado a XXXX
- Se incluye pernoctación en XXXX
- Se incluyen dietas de XXX
Y al total le sumaremos nuestros impuestos ( IVA )
- Si lo hacemos como suplidos las facturas y tickets deberán estar a nombre de nuestro cliente.
En este caso el IVA sería únicamente de los Honorarios.
En el caso de suplidos lo que se hace es adelantar el pago de las facturas y tickets que posteriormente serán repercutidos en nuestras facturas de venta o prestación de servicios.
Por último, no queremos dejar de comentar algo que va a pasar durante los próximos meses:
La derivación de deudas a la persona física o administrador de sociedad
La Administración Tributaria está actuando con mucha rapidez a la hora de aplicar la derivación de responsabilidad por las deudas contraídas en una empresa hacia su administrador. Son muchos los clientes que están llegando a nuestro despacho con empresas que tras detectar Hacienda que no han tenido actividad durante el último año reciben comunicados en los que se inician las actuaciones para que sea el administrador de la empresa quien pague las posibles deudas.
Por tanto, aquella creencia que hay generalizada de que si dejamos un empresa “muerta” no pasa nada porque tardarán mucho en reclamar a los administradores, etc. se está acabando. Actualmente el procedimiento no sólo es más ágil que nunca sino que además bloquea la acción posterior del administrador para realizar un concurso de acreedores. Hacienda está procediendo a dar de baja de oficio a éstas empresas por lo que encima nos pone en un situación de riesgo con una más que difícil solución para activar de nuevo la empresa y proteger a sus administradores.
Asesoría Edac cuenta con especialistas en las áreas contable y fiscal que ayudan a empresas y autónomos a cumplir con sus obligaciones fiscales, a buscar la mejor fórmula de tributación y además establecer un sistema impositivo favorable con garantías ante la administración pública. Además, contamos con un equipo de Abogados y Asesores jurídicos para que los derechos de nuestros clientes también puedan estar protegidos ante cualquier situación de injusticia o vulnerabilidad de nuestro negocio asesorando en Concurso de Acreedores o Ley de Segunda Oportunidad.
Estamos a su disposición para cualquier aclaración al respecto de cómo poder deducirse los gastos de dietas.
Daniel Moreno
Asesor Fiscal y Director Asesoría Edac Lcdn
Telf. 93.015.37.72
